檔案密集架在保存過程中,有幾個關鍵的注意事項需要遵守:
防火與防盜:檔案保存的首要任務是確保其安 全。因此,防火和防盜措施必須到位。應安裝必要的消防設備,如滅火器,并在條件允許的情況下,加裝消防警報裝置,以便在火災發(fā)生時能夠迅速響應。同時,安裝防盜設施,如電子監(jiān)控裝置,也是必不可少的,以確保檔案不被非法獲取或損壞。
防潮與防霉:檔案材料容易受到潮濕環(huán)境的影響,導致霉變。因此,檔案密集架應放置在通風干燥的地方,避免潮濕。若發(fā)現檔案已經生霉,應使用適當的清潔劑,如軟刷、干布輕輕擦去霉菌,并晾干。
防塵與防光:灰塵會摩擦和破壞檔案紙張纖維,使檔案字跡線條變得模糊不清。因此,應經常打掃檔案室,清潔密集架,以防止灰塵污染檔案。此外,紫外線輻射也會對檔案材料造成破壞,所以應避免陽光直射檔案,采取遮陽措施,如懸掛窗簾。
溫濕度控制:檔案的保存環(huán)境對溫濕度有嚴格的要求。應確保檔案倉庫的溫度控制在14~24℃,相對濕度在百分之45~60之間。如果條件允許,應使用空調、去濕或增濕設備來調節(jié)環(huán)境,并定期檢修、保養(yǎng)這些設備。
定期維護與檢查:檔案密集架需要定期維護和檢查,以確保其正常運行和延長使用壽命。這包括檢查密集架的軌道、滑輪、鎖具等部件是否完好,是否需要進行潤滑或緊固。
遵循這些注意事項,可以有 效地保護檔案密集架和其中的檔案材料,確保它們的安 全和完整性。